Dwight D. Eisenhower, ex presidente de los EE.UU., pensaba que debemos dedicar atención y tiempo a nuestras actividades en función de su importancia y urgencia. Decía, con razón, que tendemos demasiado a centrarnos en las cosas que son importantes y urgentes a la vez, lo que genera un comportamiento reactivo ante lo que se tiene que hacer ahora mismo, en vez de centrarnos en las cosas que son importantes, aunque poco urgentes, lo que sería la base de un comportamiento más estratégico, orientado a objetivos a largo plazo.
Recuerdo que hace algunos años asistimos a un seminario brindado por una entidad financiera y el expositor a cargo de la jornada dijo una frase que nunca jamás olvidamos:” El dueño de una Pyme sólo debe hacer dos cosas: pensar y relaciones públicas”.
El tema es que el “día a día” está lleno de ladrones del tiempo que tenemos que combatir y para eso les brindamos algunas ideas y conceptos que les pueden ayudar a gestionar el tiempo.
Las normas básicas de la gestión del tiempo se reducen a tener un buen entendimiento de cuáles son las prioridades y saber reconocer las tareas que más atención nos merecen.
Ante cada tarea te tenes que cuestionar dos cosas: si es urgente y si es importante. Así podrás distinguir mejor entre cuatro clases de tareas y establecer un plan claro para organizarte el día:
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FECHA |
URGENTE | NO URGENTE |
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IMPORTANTE |
1. HACER |
2. PLANIFICAR |
| NO IMPORTANTE | 3. DELEGAR |
4. ELIMINAR |
- Abordar las tareas urgentes e importantes inmediatamente
Poner en una lista las cosas que tenes pendientes te libera la mente. Pero pregúntate siempre qué es lo que deberías hacer primero: las tareas importantes contribuyen a tu estrategia a largo plazo, por lo que terminan mereciendo la pena.
Decide qué hacer primero simplemente haciéndote esta pregunta: ¿qué tiene que estar terminado esta mañana o en las primeras horas del día?
- Programa las tareas que son importantes, pero menos urgentes, para otro día
En realidad, este es el cuadrante al que más tiempo deberías dedicarle. El porqué: todas estas tareas pendientes contribuyen a tu estrategia a largo plazo y sirven a un objetivo más alto para hacer crecer el negocio. Además, este cuadrante te quita mucho estrés, ya que te deja tiempo para trabajar en asuntos importantes.
Una regla de oro: no exageres con la planificación.
- Delega las tareas urgentes, pero no tan importantes
En una pyme es muy normal que quieras encargarte de todo personalmente: Pero mucho cuidado: mientras que estás terminando un millón de cosas, no estás contribuyendo a tus objetivos a largo plazo.
- Elimina de tu mente y agenda las tareas que sean irrelevantes y nada urgentes
Intenta reducir al máximo el tiempo que pasas en las redes sociales o navegando por internet de forma distraída. Date cuenta de la cantidad de horas que te pasas al día trabajando con el piloto automático, sin darte cuenta de que estás perdiendo el tiempo.
El tiempo es dinero, nunca lo olvides.
